Jeannette Koster

Waarom dit blog

5 mei 2024

Sinds 2013 verricht ik document control taken. Dit heb ik gedaan onder de functies Project Administrator (projectadministrateur), Vendor Document Controller (Inkoop documentcontroleur) & Document Controller (documentbeheer/-controleur).

Sinds oktober 2018 ben ik Document Controller voor SC&M en sinds juli 2021 ben ik bij Mobilis | TBI in vaste dienst gekomen.
Vanaf de begintijd is het mij door eigen ervaring, en door ervaring van collega’s die jaren langer document control taken hebben verricht dan ik, opgevallen dat men niet tot niet goed weet wat document control nu precies is en wat een Document Controller eigenlijk doet.
Dat heeft mij besloten een blog te starten over document control.

---

Wie voeren document control taken uit

23 februari 2025

De afgelopen elf jaar heb ik de volgende functies bekleed waarin ik document control taken heb uitgevoerd:

1. Vendor Document Controller
2. Project Administrator
3. Document Controller

1. “Vendor” is Engels voor “verkoper; leverancier”. Mijn document control taken bestond voornamelijk uit het controleren en doorsturen van documentenstroom van en naar:

• Leveranciers
• Engineers
• Opdrachtgever

Daarnaast moesten ook boeken zoals IOM (Initial Operational Manual = Handleiding) en MDB (Manual Data Boek = een boek met fabricage documenten en certificaten) worden gemaakt en naar de opdrachtgever worden gestuurd.
De functie Vendor Document Controller was binnen afdeling Inkoop.

2. “Project Administrator” is Engels voor “projectadministratie”. Document control was een van de hoofdtaken binnen het leveranciersbedrijf waarvoor ik heb gewerkt. Mijn document control taken bestond voornamelijk uit het controleren en doorsturen van documentenstroom van en naar:

• Leveranciers
• Engineers
• Opdrachtgever

Daarnaast moesten ook boeken zoals IOM en MDB worden gemaakt en naar de opdrachtgever worden gestuurd.

3. Wat “document control” is, heb ik in kopje Wat is document control uitgelegd. Een “Document Controller” is een Engelse vertaling voor “Documentcontroleur & -beheerder” en is een onderdeel van het documentmanagement. Deze functie kom je voornamelijk tegen binnen bedrijven die projecten als Opdrachtnemer [ON] hebben aangenomen. Mijn document control taken bestond – en bestaat nog steeds – voornamelijk uit:

• Projectmanagementteam assisteren met opstarten/inrichten DMS (Document Management System)
• Handleiding/instructies schrijven/ronddelen met team, presentatie geven over DMS
• Controleren, doorsturen van documentenstroom van en naar:
  • Opdrachtgever ter toetsing/acceptatie/informatie
  • Engineers
  • Projectmanagement

---

Wat is document control

5 mei 2024

"Document control" is Engels, waarbij document dezelfde betekenis heeft als in het Nederlands en waarbij control van het Engelse werkwoord to control is.
Dat betekent: beheren, administreren, controleren, besturen, toezicht hebben.

Wat dit niet betekent:

• De secretaresse controleert haar brief die ze in opdracht heeft uitgewerkt, voordat ze die verstuurt. Controleren = uitvoeren van document control taken.
• Afdeling marketing heeft een bedrijfslogo gemaakt en gepubliceerd. Alle medewerkers binnen het bedrijf moeten met de door marketing uitgegeven briefpapier en templatemails werken. Beheren, toezicht houden = uitvoeren van document control taken.
• Een timmervrouw moet op een project zijn werkzaamheden verrichten. De tekening die zij daarvoor moet gebruiken, blijkt niet te kloppen. Ze loopt naar de hoofduitvoerder om dit aan te geven. Ze beheerst haar vakkennis en controleert de tekening = uitvoeren van document control taken.

Document control is kwaliteitsmanagement en informatiemanagement. Een document controller of iemand die document control taken erbij doet, voert documentmanagement uit en dat is projectbeheersing. Als men denkt aan een ondersteunende rol, dan alleen ter ondersteuning van de manager projectbeheersing. Hoewel de planner, risicomanager, misschien ook contractmanager dan ook als ondersteuner van de manager projectbeheersing kan worden gezien, zoals feitelijk alle medewerkers van een project ondersteuners zijn van de projectmanager.

---